La proposta di TeeTech per l'integrazione in SAP di un sistema di gestione completo.
Tutti i documenti importanti sempre a portata di mano e in sicurezza.
I documenti importanti a portata di mano
Al giorno d'oggi una grande impresa ha l'obbligo legale di produrre moltissime tipologie di documenti per la gestione dei propri asset.
Ne sono alcuni esempi concessioni e pratiche edilizie, autorizzazioni e licenze, accatastamento e planimetrie, collaudi e dichiarazioni di conformità, Durc e certificazioni dei fornitori, documentazione tecnica dei progetti.
Non c'è nulla di più importante di poterli trovare subito in caso di necessità, tuttavia questo non sempre avviene.
La soluzione proposta da Teetech
In uno dei casi pratici affrontati da TeeTech, il cliente presentava:
- Un sistema SAP e un portale fornitori dove poter raccogliere i documenti, salvandoli su un filesystem;
- Numerosi documenti presenti solo presso alcuni fornitori (su repository esterni), in un archivio condiviso nell'area aziendale o addirittura sulle singole postazioni dei dipendenti.
In un simile contesto è probabile che per nuovi progetti o manutenzioni si debbano interpellare più persone, con diverse conseguenze: attendere del tempo e non avere la certezza di una risposta, non avere la visione completa dei documenti, non avere il controllo di chi può accedere a cosa.
Grazie alle capacità consulenziali di Teetech, siamo riusciti ad effettuare un piano delle attività:
- Ascoltando i problemi ed immaginando il modello documentale finale;
- Assicurando il coinvolgimento di tutti gli attori e gli oggetti rilevanti;
- Progettando un software ad hoc in modo da supportare e facilitare la migrazione al nuovo modello di lavoro.
Centralizzazione dell'ambiente documentale su FileNet
Dapprima è stato implementato un software per poter acquisire tutti i documenti e le informazioni dai sistemi di origine, in modo da eliminare la frammentazione.
In una seconda fase si è dato supporto a tutti i fruitori del servizio nello standardizzare le operazioni e rendere più efficiente e sicuro il salvataggio dei documenti: non vengono più salvati documenti su filesystem, ma vengono creati direttamente in FileNet e allineati con SAP tramite il servizio ICC4SAP, evitando ridondanze e fughe di dati.
È ora possibile avere la certezza che solo le persone autorizzate accedano ai documenti (ad esempio un fornitore non potrà consultare materiale afferente ad altri fornitori). È inoltre ora possibile eseguire operazioni di auditing, overo tutti gli accessi e le modifiche ai documenti vengono tracciati e diventano verificabile, rendendo impossibili la manomissione e la sottrazione di informazioni.
Ma non solo: è stata progettata la ricerca in modo che sia intuibile e immediata, potendo reperire i documenti eseguendo una ricerca per campi (customizzabili) e/o per una o più parole contenute al loro interno.
I punti chiave della nostra soluzione
- Interfacciamento con SAP, non solo dei documenti ma anche di tutte le informazioni anagrafiche mantenute allineate in tempo reale;
- Centralizzazione e razionalizzazione dei documenti;
- Velocizzazione nella ricerca. La ricerca è realmente immediata, si può ricercare una parola contenuta all'interno di un documento oppure mediante dei campi di ricerca, i tempi di risposta sono fulminei;
- Sicurezza personalizzabile per aree di competenza/geografiche o per singolo documento;
- Audit dello storico: possono essere verificate e investigate le operazioni svolte sul sistema.