La nostra soluzione totalmente automatica e affidabile per l'integrazione della Conservazione Sostitutiva che utilizza FileNet© ed il servizio di Aruba©.
Processi di Conservazione Sostitutiva
La Conservazione Sostitutiva è un insieme di processi amministrativi e informatici che consente di archiviare su supporto digitale i documenti, garantendone nel tempo la validità legale e l'opponibilità a terzi. Garantire validità legale nel tempo a documenti informatici, equiparandoli ai documenti cartacei originali, è ormai uno step necessario nella digitalizzazione delle aziende.
Grazie alla marca temporale e alla firma digitale, che rendono immodificabile il contenuto del documento, la Conservazione Sostitutiva protegge e custodisce nel tempo i dati permettendo la totale dematerializzazione dei documenti.
La Conservazione Sostitutiva ha quindi lo scopo fondamentale di garantire al documento:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità
Il servizio può essere erogato su documenti che nascono già in formato digitale o su documenti cartacei preventivamente dematerializzati; per questi ultimi, al completamento del processo di conservazione, sarà possibile macerare il supporto cartaceo.
Scegliendo un servizio di conservazione come ad esempio quello proposto da Aruba (rispetto a quello "in house"), con la delega a ruolo di Responsabile della Conservazione Sostitutiva il cliente si sgrava dall'incombenza di gestire tutte le attività ad esso collegate:
- Pianificazione, organizzazione e presidio del processo;
- Predisposizione dei certificati qualificati per la firma digitale;
- Predisposizione della documentazione;
- Esibizione dei dati conservati;
- Formazione e aggiornamenti normativi.
Funzionalità del tool sviluppato da TeeTech
La nostra soluzione totalmente automatica e affidabile interfaccia FileNet con il servizio di Aruba:
- Tramite una parametrizzazione in formato XML, facilmente utilizzabile e leggibile, il tool preleva i documenti da conservare e aggiorna le loro proprietà di conservazione (Id versamento, data di conservazione);
- Costruisce un pacchetto di versamento (un lotto identificante documenti della stessa natura, ad esempio fatture) e lo invia al conservatore;
- La generazione del pacchetto di versamento è vincolata al rispetto di regole sulla dimensione massima dei file contenuti al suo interno. Al raggiungimento di tale limite, il tool chiude il pacchetto e ne apre uno nuovo, continuando finchè tutti i documenti da conservare non sono inseriti all'interno di un pacchetto. In caso un singolo file abbia una dimensione superiore al limite, viene creato un pacchetto contenente quel solo file.
- Esegue un controllo periodico dei pacchetti inviati al Conservatore per verificarne lo stato. Quando un pacchetto viene indicato come "conservato", il documento comprovante la conservazione viene prelevato dal Conservatore e archiviato in Filenet in un formato HTML "user-friendly". L'avvenuta conservazione viene registrata in FileNet sul pacchetto di versamento e su tutti i documenti contenuti al suo interno;
- Produce un log documentando ogni fase del processo;
- Registra il numero e la dimensione totale in MB dei documenti conservati;
- Produce un report che viene inviato ad una lista di distribuzione per monitorare l'andamento del processo.