L'inserimento manuale dei dati (data entry) è un lavoro a basso valore aggiunto e può richiedere molto tempo. L'acquisizione automatica dei dati direttamente dalla documentazione migliora l'affidabilità e l'efficienza di tali processi.
Automatizzare l'acquisizione dei dati
Laddove l'inserimento manuale dei dati vincola i dipendenti a digitare le informazioni da moduli scritti a mano, i sistemi di acquisizione automatica dei dati convertono le informazioni da documenti cartacei al formato digitale, per le successive lavorazioni nei sistemi informativi aziendali quali BPM, ERP, CRM.
L'Automatic Identification and Data Capture (AIDC) è l'insieme di tecnologie di lettura ottica atte ad effettuare l'estrazione e la classificazione di dati da modulistica di ogni genere consentendo di minimizzare il coinvolgimento di operatori umani. Tali tecnologie sono alla base dei cosiddetti "motori di riconoscimento".
Le più utilizzate tecnologie in questo campo comprendono:
- OCR (Optical Character Recognition): per il riconoscimento di testo stampato;
- ICR (Intelligent Character Recognition): per il riconoscimento di testo manoscritto;
- OMR (Optical Mark Recognition): per il riconoscimento di caselle di marcatura;
- BCR (Barcode Recognition): per il riconoscimento di barcodes.
Vantaggi dell'uso di un sistema di Data Capture
- Migliorare la chiarezza e l'efficienza: la sostituzione dei documenti fisici con copie digitali riduce il disordine sul posto di lavoro e aumenta la sicurezza, rendendo i documenti disponibili al solo personale autorizzato;
- Massimizzare il lavoro: è possibile svolgere più lavoro non dovendo attendere l'inserimento manuale dei dati dai moduli, riducendo così ore di lavoro a pochi secondi. Questo permette la riallocazione dei dipendenti verso ruoli più redditizi;
- Ridurre i costi: è possibile ridurre l'accumulo giornaliero di documenti fisici che obbliga ad investire denaro (e spazio) per schedari, stampanti, inchiostro;
- Ridurre gli errori: rispetto all'immissione manuale dei dati, l'immissione automatica dei dati riduce notevolmente gli errori. I documenti aziendali possono essere compilati, archiviati, recuperati e utilizzati in modo più accurato; teniamo sempre a mente la regola 1-10-100 in merito agli errori, che afferma: prevenirli costa 1, correggerli costa 10, mantenerli costa 100. Più a lungo resistono, più colpiscono le finanze della azienda.