Soluzioni così automatiche e complete che dimenticherai di dover gestire le fatture elettroniche, eliminando i costi di stampa, spedizione e gli spazi di archiviazione cartacea.
Gestione della fatturazione elettronica
La fattura elettronica è un tipo di fattura creata, firmata, trasmessa e conservata in maniera interamente digitale, sostituendo le tradizionali fatture cartacee.
In Italia è l'unico formato accettato per le fatture verso la Pubblica Amministrazione (PA) e tra i privati (rapporti B2B e B2C). A questo proposito, l'Agenzia delle Entrate ha stabilito delle specifiche regole sul formato da utilizzare, la modalità di trasmissione e ricezione e la conservazione digitale.
La nostra soluzione per le fatture elettroniche
La nostra soluzione è realizzata per poter inviare e gestire in maniera automatica la fatturazione elettronica, facendo diventare FileNet il nucleo delle operazioni.
La peculiarità di questa soluzione è stata nel poter coordinare molti sistemi legacy con altrettanti team di lavoro: più sistemi di ERP che creano le fatture, facendole confluire verso il nostro software di mediazione per la firma e l'invio allo Stato.
Invio allo Stato (SDI, Sistema Di Interscambio):
- I sistemi di ERP generano le fatture e le salvano in un disco remoto;
- Il nostro software si occupa di recuperare le fatture ed eventualmente di allegare il pdf di cortesia (se questo è stato prodotto e ha una dimensione tale per essere allegato) e successivamente salvarle nel sistema documentale;
- Il nostro software mediatore SDI (sistema per invio fatture) firma le fatture e le invia a SDI. È flessibile e multi piattaforma, può utilizzare sia il canale FTP che quello PEC per l'invio verso SdI.
Ricezione della convalida dallo Stato (ricevuta di esito di invio e di notifica consegna/scarto):
- Successivamente all'invio della fattura vengono gestite le relative notifiche prodotte dal Sistema di Interscambio;
- Nel caso di anomalie, il software determina l'ufficio di competenza (basandosi sul codice di scarto ricevuto dallo Stato e sul sistema che ha emesso la fattura), che viene notificato via mail, e crea un task per poter gestire l'eventuale riemissione della fattura, o lo storno.
I vantaggi della fatturazione elettronica
Il passaggio dal tradizionale processo di fatturazione (basato sul cartaceo o su documenti non strutturati) alla fatturazione elettronica, porta enormi vantaggi per le imprese:
- Processi dematerializzati, quindi più veloci e snelli;
- Eliminazione degli errori dovuti a processi manuali;
- Possibilità di automatizzare la quadratura tra fattura e ordine/DdT, identificando immediatamente possibili incongruenze;
- Riduzione delle attività a scarso valore aggiunto;
- Eliminazione del rischio di smarrimento del documento;
- Riduzione delle tempistiche di incasso dai clienti;
- Eliminazione dei costi di stampa, spedizione e archiviazione cartacea;
- Agevolazione del processo di Conservazione a norma di legge.