La soluzione di TeeTech consente di gestire al meglio i processi relativi ai contratti sia per le varie tipologie di acquisti (forniture, forniture e pose, incarichi professionali) che di vendita, identificandone le procedure e definendo un flusso approvativo.
Gestione organigramma e semplificazione dei processi
La soluzione di TeeTech, grazie alla possibilità di gestire un organigramma, permette di ripensare e semplificare i processi, rendendoli compliant alla norma e sicuri.
Assegna autonomamente il task di controllo e di approvazione dell'ordine di acquisto al responsabile dell'area corretta, gestisce la creazione dei contratti e il continuo scambio di documenti tra ufficio acquisti/vendita ed ufficio legale, necessario per arrivare alla redazione finale del contratto.
Le macro-fasi del processo si possono sintetizzare in:
- Ufficio acquisti/vendita: creazione della bozza di contratto;
- Ufficio legale: stesura della bozza di contratto;
- Ufficio acquisti/vendita: verifica della bozza di contratto;
- Ufficio legale: verifica finale della bozza di contratto.
Se il documento viene approvato, workflow automatici gestiscono:
- Apposizione della firma digitale alla versione finale del documento. La firma digitale apposta su un documento elettronico ha lo stesso valore legale di quella apposta di persona su uno cartaceo. Per essere valida, deve però essere una firma elettronica qualificata. La nostra soluzione si adatta alla tecnologia di firma digitale già in essere in azienda, che sia tramite Token USB, Smart Card o firma digitale remota/centralizzata;
- Invio del contratto alla controparte, tramite PEC grazie al nostro software di gestione della Posta Elettronica Certificata che permette di inviare e ricevere comunicazioni con l'esterno;
I vantaggi nell'adoperare questa tipologia di processo sono molteplici:
- L'ufficio acquisti/vendita e l'ufficio legale possono mantenere costantemente sotto controllo ogni fase, snellendo lo scambio di documentazione necessaria, senza rischio di smarrimenti e ritardi;
- Controllo sull'invio dei contratti definitivi e sull'archiviazione della copia firmata;
- Ogni utente viene coinvolto nel momento in cui si rende necessario il suo intervento ed il workflow preconfigurato permette di avere in ogni momento il controllo dell'avanzamento delle attività previste;
- Tutta la documentazione contrattuale diventa immediatamente reperibile e consultabile.
Software di gestione comunicazioni tramite PEC
La PEC è il mezzo consigliabile per l'invio o la ricezione dei documenti digitali perché assicura:
- L'identità del mittente/destinatario;
- L'invio e/o della ricezione del messaggio;
- Lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno;
- L'integrità degli allegati.
Il nostro software si integra con il sistema documentale FileNet, per poter inviare PEC direttamente dalla pratica che si sta gestendo, ma si occupa anche dell'invio automatico dei documenti successivamente all'approvazione finale e gestisce tutte le comunicazioni in ingresso smistando la posta in arrivo in base a regole configurabili (oggetto, mittente, dati tecnici della mail).
Approfondisci tutte le caratteristiche del nostro software per la gestione completa delle tue caselle pec email Software Gestione Caselle PEC/Email
Approvazione Ordini di Acquisto
Per gli acquisti la soluzione permette di poter definire un flusso che parta dalle RDA (Richieste Di Acquisto), caricate dai responsabili di commessa, per far sì che arrivino all'addetto agli acquisti che può procedere all'invio di Ordini di acquisto.
Gli ordini di acquisto, prima di essere inviati al fornitore, devono essere approvati da un responsabile che ne autorizzi la spesa. Tali documenti e dati vengono generati dal sistema di ERP e tramite la nostra soluzione di integrazione sono archiviati automaticamente nel sistema documentale FileNet.
Alla creazione del documento in FileNet viene avviato il processo di approvazione:
- Grazie alla gestione attraverso un organigramma, viene assegnato autonomamente un task di controllo e di approvazione dell'ordine di acquisto al responsabile dell'area corretta.
- Il processo di approvazione può essere composto anche da più step (eventuali richieste di informazioni prima della definitiva approvazione o necessità di diversi livelli di approvazione) gestibili con opportuni task di interscambio tra chi ha inserito l'ordine e i vari responsabili preposti alla approvazione definitiva. Tutti questi processi vengono gestiti in modo lineare e preciso, senza perdite di tempo per il passaggio dei documenti tra i vari uffici;
- Con l'approvazione definitiva dell'ordine di acquisto, il sistema prevede anche la firma digitale e l'invio automatico della documentazione al fornitore nella modalità prescelta.
I maggiori vantaggi della soluzione sono:
- Aumentare l'efficienza dell'azienda per esempio in termini di riduzione dei costi di acquisto, oppure nella razionalizzazione dei processi e in generale nello sviluppo di "best practices" nei diversi ambiti di acquisto;
- Migliorare l'integrazione con i fornitori;
- Standardizzare le procedure interne, diminuendo complessivamente i tempi di ogni attività per la gestione strutturata delle richieste di acquisto da parte di tutti i settori, la gestione delle gare d'appalto e l'approvazione degli ordini;
- Organizzare tutti i documenti coinvolti in modo preciso e strutturato, a partire direttamente dai sistemi gestionali.