Nelle aziende c'è sempre più consapevolezza che la ricchezza non è la quantità delle informazioni che circola al loro interno, quanto la capacità di fruirne in maniera proficua. Da questo è scaturito il processo di digitalizzazione delle aziende, in cui TeeTech è leader nell'offerta di servizi.
La dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione dei documenti, assieme alla trasformazione digitale dei processi aziendali, consente il miglioramento delle modalità di comunicazione e l'interazione tra i collaboratori, avendo sotto controllo la gestione dell'intero ciclo di vita dei documenti stessi dalla creazione all'archiviazione, e infine alla conservazione a norma.
La Gestione dei contenuti aziendali, in inglese Enterprise Content Management (ECM) è l'insieme di strumenti che consentono l'amministrazione della documentazione prodotta e ricevuta, indipendentemente dal formato, all'interno di un'organizzazione.
Consente la creazione, la raccolta e la memorizzazione delle informazioni in maniera strutturata, così da facilitarne l'accesso e ricerca; con L'ECM è cioè possibile digitalizzare gli ormai superati processi di analisi sui documenti cartacei ed assicurarsi una facile struttura e gestione delle informazioni.
I vantaggi pratici che un software di gestione documentale offre
- Smaterializzazione, cioè riduzione dei volumi di carta stampata, con relativo inchiostro, e rispetto per l'ambiente;
- Riduzione degli spazi di archiviazione, cioè quelli necessari ad archiviare i faldoni e i documenti;
- Risparmio di tempo e risorse, cioè riduzione dei costi di gestione e tempo nell'organizzazione, nella ricerca e nell'uso della documentazione, con possibilità di destinare personale ad attività più strategiche per il business di un'azienda;
- Inalterabilità dei documenti digitali che, contrariamente a quelli cartacei, non saranno mai più sbiaditi, rovinati o macchiati;
- Riservatezza delle informazioni, cioè segregazione dell'accesso dei documenti in base al profilo del fruitore;
- Sicurezza, cioè azzeramento della possibilità di smarrimento, deterioramento e furto dei documenti;
- Integrazione dei documenti con altri sistemi aziendali, cioè snellimento dei processi interni;
- Disponibilità dei documenti in qualsiasi luogo, cioè accessibilità tramite Intranet/Internet.