Gestione completa e semplificata della contabilità dei fornitori attraverso l'integrazione con sistemi Maximo© ed ERP.
Fornitori e costi sotto controllo
Un'azienda ha bisogno di poter effettuare asset management, censire i propri asset, poterne effettuare manutenzione (ordinaria e straordinaria) e quindi poter regolarizzare le fatture e monitorare i costi.
Con una applicazione su Maximo© (sistema di asset management) il cliente può eseguire manutenzione presso tutti i punti vendita a 360°, dalla potatura, alla riparazione delle serrande, al controllo dei frigoriferi, etc.
La nostra soluzione di integrazione
Nella nostra applicazione vengono gestite:
- La fase operativa con l'apertura della segnalazione e la scelta del fornitore;
- La consuntivazione dell'attività;
- La gestione ERP, dalla creazione di un ordine di acquisto al fornitore, alla gestione delle fatture ed eventuale spending review.
Dettagli implementativi: operatività
L'utente effettua una segnalazione, specificando la zona sul territorio e la tipologia di intervento richiesto; tramite interfacciamento con ERP (Linfa) vengono reperite le anagrafiche di tutti i fornitori abilitati ad eseguire l'intervento:
- Ordinati per tipologia di intervento, territorio, rating (se hanno già collaborato con buoni feedback, se hanno un minor costo, etc.);
- Se e solo se la certificazione è completa (Case management Compliance).
A fronte dell'apertura del ticket il fornitore, tramite portale, consulta la propria "To Do List", all'interno della quale è contenuta la descrizione dell'attività richiesta. Una volta completato l'intervento, il fornitore può chiudere la segnaalzione.
Dettagli implementativi: consuntivazione
A fronte del lavoro svolto, il fornitore consuntiva le ore impiegate (verificate con badge nel punto vendita), il materiale utilizzato e la distanza percorsa, annotandoli in un Foglio Di Lavoro (FDL), che può far riferimento a più attività svolte dal fornitore in una stessa visita presso il punto vendita (es. controllo caldaie e riparazione rubinetti).
Il FDL generato dal fornitore viene importato da Maximo nell'applicazione documentale FileNet, tramite un software di integrazione che si collega al server Linux di Maximo e preleva i file XML generati. Tali file vengono archiviati sia nel formato XML nativo che nel più leggibile formato PDF ottenuto tramite un opportuno foglio di stile, e verranno utilizzati come documentazione comprovante lavori (o BAS, bolla accompagnamento servizi).
Mensilmente, per ogni punto vendita e fornitore viene effettuato un report di consuntivazione (contenente il totale di ore, Km, costo) ottenuto aggregando i vari fogli di lavoro. Anche questo report viene archiviato in FileNet in modo da essere consultabile.
Dettagli implementativi: gestione ERP
All'atto dell'archiviazione dei FDL in FileNet viene avviato un processo che crea in automatico un ordine di acquisto. L'ordine, al quale viene allegata tutta la documentazione di pertinenza (Fogli di lavoro e consuntivazione), è instradato lungo un iter di approvazione completamente parametrizzabile (ad esempio con gestione di approvazioni automatiche per determinate soglie) che culmina nell'invio automatico dell'ordine stesso al fornitore tramite PEC.
La consuntivazione mensile archiviata in FileNet viene utilizzata anche per verificare correttezza e legittimità delle fatture mensili inviate dai fornitori e per verificare i costi di gestione per fornitore/punto vendita al fine di effettuare delle ottimizzazioni alle spese di gestione.
Valori del progetto come elementi di successo
- Costruzione di una soluzione con integrazione tra asset management (Maximo), sistema documentale (FileNet) ed ERP (SAP/Linfa);
- Generazione automatica degli ordini di acquisto;
- Spending Review: Per avere la visione delle spese dei punti vendita relative ai fornitori e poter verificare la corrispondenza tra fatture e ordini.