Mantenere sotto controllo il flusso dei documenti nell'ambito della conformità normativa può semplificare la vita della tua azienda, consentendoti di dedicare il tempo risparmiato alle reali attività inerenti al tuo business.
Regulatory Compliance o Conformità Normativa
In campo organizzativo con il termine Compliance Documentale (o Regulatory Compliance, in italiano anche conformità normativa) si intende l'insieme di normative di leggi (nazionali ed internazionali) basate su dati e documenti che necessitano di essere verificati, certificati e rintracciati.
È una necessità, più che una scelta, che serve per poter tutelare le aziende da cause penali.
La Compliance genera un flusso di documenti e di verifiche che porta all'accreditamento dei fornitori all'interno dell'Azienda. Prima di poter mettere piede sui siti del cliente, le aziende fornitrici devono superare una procedura di autorizzazione supportata da una raccolta documentale: uffici con finalità e responsabilità diverse sono coinvolti a ciclo continuo in questo complesso processo di raccolta, verifica, autorizzazione, aggiornamento e rinnovo (o revoca) dell'autorizzazione.
A rendere ancora più complessa la gestione è l'eventualità che siano presenti più sedi sul territorio: punti vendita, magazzini, uffici, che costituiscono punti di accesso geograficamente dislocati.
La soluzione di TeeTech per Compliance & Certificazioni
Per i motivi sopra citati, abbiamo sviluppato una soluzione basata su FileNet Case Manager per le Compliance & Certificazioni che:
- Gestisce e controlla il ciclo di vita dei contenuti e il monitoraggio dei processi. I processi automatici (BPM) accanto alla pura gestione documentale, forniscono il controllo di cosa accade all'interno dell'organizzazione e anche i mezzi per dimostrarlo;
- Semplifica e Razionalizza il processo grazie ad un repository centralizzato delle anagrafiche, una gestione strutturata dei processi di accreditamento, il mantenimento di una cronologia di Compliance Documentale;
- Verifica gli accessi degli utenti ed effettua una tracciatura (audit) di ogni modifica ai documenti e/o alle regole del processo di accreditamento.
Dettagli implementativi della nostra applicazione
Tramite un modello d'immissione l'utente censisce una nuova pratica per un fornitore (l'anagrafica fornitori è censita nell'ERP del cliente, nello specifico Linfa ma può essere sostituito da qualsiasi ERP, come ad esempio SAP) ed in base alla tipologia di appalto vengono richiesti dei documenti alla controparte.
La richiesta avviene con l'invio di una mail automatica per ogni singolo documento necessario, di cui viene un facsimile; la numerosità e la tipologia dei documenti richiesti è guidata da parametrizzazioni inserite in appositi folder documentali, suddivisi in categorie e compilati grazie alla collaborazione di aziende che si occupano di sicurezza sul lavoro.
Il fornitore invia la documentazione rispondendo direttamente ad ogni singola email ricevuta e, tramite un acquisitore automatico, i documenti vengono salvati su FileNet e instradati in un processo che ne gestisce l'inserimento nella pratica:
- assegnandoli al corretto ufficio preposto alla loro approvazione;
- valutando l'eventuale completezza della pratica a valle della loro ricezione.
Ad ogni cambio significativo della documentazione di una pratica, il sistema aggiorna l'anagrafica attribuendo un valore da 0 a 9 (dove 0 indica un fornitore non certificato, 9 il livello massimo di certificazione) al "livello di certificazione" del fornitore.
Ma non solo: il sistema monitora e gestisce le scadenze. Ogni documento ha una specifica validità temporale e il sistema è in grado di inviare automaticamente delle notifiche email al fornitore invitandolo a fornire documentazione aggiornata all'avvicinarsi della scadenza di ciascuno documento della pratica. La risposta del fornitore a queste mail, così come la documentazione aggiornata allegata, viene instradata nel processo in maniera automatica. Qualora alla scadenza dei termini di validità la documentazione aggiornata risulti ancora assente, il sistema provvede in autonomia a variare lo stato di certificazione del fornitore, limitandone l'accesso alle strutture del cliente ed evitando così pericolose esposizioni legali.
I punti chiave della nostra soluzione
Integrazione case management e gestione scadenze con reminder: costruire un percorso di accreditamento per i fornitori, autorizzando anche i loro singoli dipendenti in base alle mansioni ed alla formazione documentabile. Decidere a quali siti possono accedere ed a quali zone del singolo sito. Infine, in qualsiasi momento, revocare un'autorizzazione con un click rendendo la revoca attiva in tempo reale presso tutti i punti vendita.
Integrazione documentale e integrazione con ERP:
- Ricerca e Sicurezza: ogni documento viene archiviato, indicizzato, protetto;
- Affidabilità: il documento è sempre nella versione più recente;
- Reperibilità: nessuno sforzo per ricercare e consultare: tutto a portata di mano, nessuna copia obsoleta nei faldoni;
- Risparmio: niente fotocopie, niente tempi per archiviare, ricercare e distribuire.