Offriamo servizi di consulenza e sviluppo per il consolidamento di tutti i silos documentali presenti in azienda in un unico sistema. Ottimizzerai i costi di gestione e massimizzerai l'efficienza nella ricerca di informazioni senza problemi di frammentazione dei file e delle directory aziendali.
Frammentazione in silos dipartimentali
Spesso capita che i documenti di rilevanza aziendale vengano archiviati in silos dipartimentali creati da singole entità per far fronte alle proprie esigenze operative.
Non è raro quindi il caso in cui all'interno dell'azienda siano presenti più copie dello stesso documento, richiesto al cliente/fornitore in tempi diversi o da funzioni aziendali diverse. Capita anche che lo stesso documento sia presente su due sistemi tecnologici differenti, ciascuno dedicato ad un dipartimento.
Il caso più comune è quello di un'azienda che non dispone di un vero e proprio sistema documentale, affidandosi a dischi condivisi all'interno dei quali sono stati archiviati nel tempo decine di migliaia di file organizzati in directory del tutto destrutturate.
Problemi dovuti ai silos dipartimentali
I silos documetali descritti sopra danno origine a diversi problemi:
- Assenza di una visione a 360 gradi di tutti i documenti relativi a una entità (persona, società o fascicolo): ogni funzione aziendale può accedere soltanto a un sottoinsieme limitato di informazioni.
- Problemi nella gestione del "versioning" dei documenti: non si ha la certezza che in un altro dipartimento non sia presente una copia più recente di uno stesso documento.
- Difficoltà nell'adempiere alle normative di legge, quali ad esempio quelle relative a privacy e protezione dei dati (GDPR).
La proposta di TeeTech per la risoluzione dei problemi
I servizi realizzativi e di assessment proposti da TeeTech Consulting consentono di affrontare e risolvere i problemi elencati sopra, permettendo al Cliente di ottenere i seguenti benefici:
- Consolidamento dei documenti in un unico sistema documentale, in cui ciascun gruppo di utenti accede solo alle informazioni di competenza (alcune funzioni quali Audit, Legal e simili possono avere accesso a tutte le informazioni).
- Ottimizzazione delle risorse, sia in termini di personale che di sistemi tecnologici, e dei costi di gestione, con conseguente miglioramento dell'efficienza nelle attività di ricerca delle informazioni.
Il servizio proposto si compone tipicamente delle seguenti attività:
- Censimento di tutti i sistemi documentali utilizzati: per ciascuno di essi valutazione degli utilizzatori, del tipo di contenuti presenti, del sistema tecnologico utilizzato e della strutturazione delle informazioni.
- Analisi dei risultati raccolti e proposta delle azioni di consolidamento e ottimizzazione.
- Supporto alle funzioni IT nella scelta del sistema documentale target (da scegliere tra quelli già presenti in Azienda oppure da inserire come nuova tecnologia).
- Realizzazione di tutti i software necessari alla riorganizzazione dei documenti (estrazione, trasformazione e ristrutturazione, importazione).
- Supporto al "change" post-implementazione attraverso formazione in aula e manualistica interattiva.