Il ciclo passivo riguarda tutte le operazioni relative ai fornitori di un'azienda, cioè quelle che determinano spese. L'automazione di tali processi porta a una migliore efficienza aziendale.
Digitalizzare i documenti del Ciclo Passivo
Per un'azienda l'inefficienza significa costi aggiuntivi.
La digitalizzazione del ciclo passivo e l'automazione dei processi di scambio documentale (in ottica "Paperless Office") comportano numerosi vantaggi e sono applicabili e tutte le tipologie di documenti del ciclo passivo, quali contratti o ordini .
Tra i vantaggi derivanti da una transizione al digitale, spiccano:
- Disponibilità dei dati e consultazione rapida di tutti i documenti anche da remoto, non possibile con il cartaceo;
- Azzeramento dei tempi di attesa di smistamento dei faldoni delle pratiche da un ufficio all'altro;
- Riduzione dei tempi di gestione della fatturazione passiva, con relativa riduzione dei tempi dei pagamenti;
- Eliminazione degli errori di ricezione;
- Coinvolgimento immediato della funzione aziendale preposta all'approvazione della fattura;
- Tracciabilità di tutte le informazioni inerenti la pratica (audit per processi di qualità);
- Notifica automatica agli utenti di business e ai fornitori in determinati momenti del processo;
- Conservazione a norma di legge al termine del processo.
Si può riassumere il tutto con semplificazione del workflow aziendale.
Automatismi della Fattura Passiva
Tramite la nostra soluzione, la fatturazione passiva diventa di facile gestione grazie allo svolgimento delle attività in modo semplice ed in gran parte assegnato ad automatismi:
- Ricezione e profilazione automatica del documento, che sia in formato cartaceo o digitale. Viene eliminato il servizio di smistamento di posta per trasferire la fattura all'ufficio acquisti di competenza. Il modulo "Importatore Fatture" permette di gestire il flusso di dati che arrivano da SDI (PEC/Webservice/FTP) e da fatture analogiche (mail / carta). A partire dalle informazioni estrapolate esegue la registrazione della fattura, determinando automaticamente dati quali il codice fornitore (interrogando l'anagrafica aziendale), il numero e la data della fattura, gli importi, le scadenze. Al termine di questa elaborazione salva la fattura su FileNet, e converte il file XML (di difficile lettura) in un documento PDF, più fruibile da parte del business;
- Apertura di una pratica indirizzata verso l'ufficio di competenza (basato sul fornitore, l'importo etc), includendo nel fascicolo tutti i documenti pertinenti (DdT, allegati, etc.);
- Smistamento della fattura per la sua registrazione ed approvazione del pagamento, che coinvolge i relativi responsabili grazie alla possibilità di gestire un organigramma assegnando automaticamente il task. Il processo di approvazione può essere composto anche da più step (eventuali richieste di informazioni prima della definitiva approvazione o necessità di diversi livelli di approvazione) gestibili con opportuni task tra i vari responsabili, senza perdite di tempo per il passaggio dei documenti tra i vari uffici, o errori nell'allineamento delle informazioni che transitano dall'Ufficio Acquisti ai diversi approvatori;
- Registrazione contabile della fattura d'acquisto con assegnazione di un numero di protocollo grazie al colloquio con i sistemi di ERP e stampigliatura del numero protocollo automatica nei documenti;
- Conservazione sostitutiva della fattura.