Gestione Caselle PEC/Email

Software Invio e Ricezione e Gestione multi caselle PEC/Email

Il nostro software agevola l'uso della casella, certifica il percorso dei messaggi all’interno dell’azienda, conserva messaggi e notifiche in maniera fruibile e organizzata, evidenzia PEC non lette e permette una configurazione dei permessi di accesso a diversi livelli della stessa casella, il tutto salvando i messaggi in FileNet. Inoltre è possibile gestire anche semplici caselle mail (PEO – Posta Elettronica Ordinaria).

La posta elettronica certificata (PEC) è una particolare casella e-mail che, come stabilito dal DPR 11 febbraio 2005 n.68, permette di inviare e-mail con valore legale identico ad una raccomandata con ricevuta di ritorno, ed è oggi utilizzata sempre di più nelle aziende. La PEC è il mezzo consigliabile per l'invio o la ricezione dei documenti digitali perché assicura:

1. L'identità del mittente/destinatario; il mittente possessore di una casella PEC invia un messaggio ad un altro utente certificato;
2. L'invio e/o della ricezione del messaggio; il gestore PEC destinatario verifica la firma e consegna il messaggio al destinatario finale. Ritornerà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna;
3. Lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno (solo se inviata ad un altro destinatario PEC);
4. L'integrità degli allegati; al messaggio viene applicata una firma elettronica che garantisce la provenienza e l’inalterabilità dello stesso e dei suoi allegati.

Caratteristiche del software completo in ogni aspetto:

• Integrato nel sistema documentale: è facilitata l'usabilità con il look & feel di FileNet, che l’utente già utilizza;
• Editor customizzabile: gli utenti possono utilizzare strumenti di Rich Editing (dimensioni carattere, grassetto, sottolineature, evidenziazione, etc), come se fosse WORD;

• Gestione Rubrica: permette di gestire i contatti all’interno della rubrica, eseguendo ricerche con i dati identificanti come ad esempio Codice Fiscale e Indirizzo;
• Feedback e personalizzazione dell’invio: è possibile scegliere ogni quanto tempo inviare le PEC, con livelli di servizio personalizzabili e dare subito all'utente il feedback sull’avvenuto invio. A differenza di altri software, se il processo genera errori anche gravi come ad esempio il mancato invio e/o la mancata riconciliazione delle notifiche, il sistema invia immediatamente segnalazione (in modo che l’utente abbia sempre la situazione completa sotto controllo);
• Svuotamento automatico delle caselle PEC o mail: mantiene efficiente e sempre operativa la casella ovviando così al tema dello svuotamento della stessa e il rischio di cancellare documenti importanti o di non riceverli per spazio insufficiente;
• Riconciliazione delle notifiche PEC: prevede la riconciliazione tramite il campo PEC certificato "Message-ID". Ciò consente di avere la certezza della corretta riconciliazione, salvando le notifiche nello stesso folder della PEC inviata;
• Ricezione PEC ed estrapolazione Allegati: si collega alle caselle e gestisce tutte le comunicazioni in ingresso smistando la posta in arrivo in base a regole configurabili (oggetto, mittente, dati tecnici della mail) su FileNet. I documenti vengono organizzati su cartelle, per permetterne la navigabilità e la ricerca, consentendo di vedere tutte le caselle cui si ha accesso e i messaggi suddivisi in funzione della loro tipologia;
• Retention automatica: possibilità di svecchiare automaticamente le salvate su FileNet in base a criteri cronologici;
• Invio massivo/automatico: oltre che l’invio tramite editor, possono essere inviate PEC automatiche (guidate da eventi come al compimento di una determinata azione) ad indirizzi prescelti, potendo così garantire un servizio ad alto valore aggiunto nella tua azienda;
• Monitoraggio: report periodici multi account. Vengono avvisati IT e business con una serie di indicatori con opzioni di soglie di errore/warning quali ad esempio:
  1. PEC inviate di cui non si è ricevuta l'accettazione del provider
  2. PEC inviate di cui non ai è ricevuta la consegna dal destinatario
  3. PEC inviate di cui si è ricevuta la mancata consegna
• Tracciatura delle operazioni (log): la nostra soluzione è dotata di una serie completa di log che consentono di ottenere informazioni dettagliate sia sulle singole fasi di invio e ricezione dei messaggi, sia su possibili inoperatività del gestore delle caselle di posta.

I vantaggi pratici sono molteplici:

• Riduzione dei tempi e dei costi interni
  Il software è progettato per semplificare il lavoro, automatizzare le attività a basso valore aggiunto e ripetitive e consentire la ricerca di tutti i documenti tramite i relativi metadati o contenuto;
• Zero risorse interne
  Non servono risorse ulteriori per manutenere il software e le caselle PEC, guadagnando tempo per il tuo business;
• Sicurezza e privacy
  La gestione viene resa più sicura in quanto la password dell'account PEC sarà nota solo all'utenza tecnica con cui opera la nostra soluzione. Le PEC salvate su FileNet potranno essere visualizzate solo da chi è autorizzato.